Siste innspurt før innføring av regional EPJ på Sykehuset i Vestfold

Sykehuset i Vestfold (SiV) er i gang med de siste forberedelsene før regional EPJ innføres i de somatiske klinikkene 15. oktober. Blant det som skjer nå er opplæring, testing og utarbeidelse av en detaljert kjøreplan for produksjonssettingen.

Det var hektisk aktivitet i kantinen på Sykehuset i Vestfold i Tønsberg da rundt 30 fagpersoner var med på å teste den nye løsningen torsdag 15. september.

 

– Vi er i gang med opplæring av superbrukere og brukere, og vi holder informasjonsmøter for å fortelle hvilke endringer som kommer, sier prosjektleder Maiken Nerland Hansen ved SiV.

Prosjektet jobber også med rettinger som må gjøres på tilganger.

– Vi gjør manuelle rettinger for at det skal være minst mulig feil den dagen løsningen innføres, sier Nerland Hansen.

Parallelt jobbes det intensivt i Klinikk psykisk helse og rusbehandling med å forberede overgangen fra PAPS til DIPS 24. oktober. 

 

Klinikere tester løsningen

I tillegg til testingen som er gjort tidligere, så er det gjennomført ny testing den siste tiden.

– I den forrige runden testet vi funksjonalitet. Denne gangen inviterte vi brukere fra mange ulike faggrupper slik at vi fikk testet de ulike rollene. Vi har hatt en stor organisasjonsendring i DIPS som påvirker tilgangene, og vi ønsket å få en vurdering av om faggruppene får de tilgangene de trenger i DIPS, sier testkoordinator Karen Agnes Grinde ved SiV.

Det er spesielt de faggruppene som har hatt organisasjonsendringer som ble invitert til å teste løsningen.

– Vi ønsket å komme tettere på organisasjonen og rutinene hos de ulike faggruppene, sier Grinde.

Det er testet på alle lokalisasjoner i sykehuset. I Tønsberg ble det satt opp en liten data-lab innerst i kantinen bak glassvegger, hvor rundt 30 fagpersoner har vært innom for å teste. Omkring 15-20 reelle brukere fra organisasjonen har også testet tilgangen sin i forbindelse med opplæring eller ved at de har kommet innom IKT-avdelingen.   

– Denne testingen har også gitt en positiv effekt ved at mange brukere er mer oppmerksomme på endringene som kommer, sier Grinde.

Nå jobbes det videre med resultatene av testingen.

– Denne fasen av testen har avdekket forhold vi ikke hadde funnet hvis det ikke var reelle brukere som testet. Vi må blant annet finne gode løsninger på organisasjonsoppsett og tilganger slik at foretaket er rustet til innføringen, sier Grinde.

 – Vi har hatt en stor organisasjonsendring i DIPS som påvirker tilgangene, og vi ønsket å få en vurdering av om faggruppene får de tilgangene de trenger i DIPS, sier testkoordinator på SiV Karen Agnes Grinde (t.h.) som her tester systemet sammen med Unni Falkeng.

 

Styres fra kontrollrom

17. oktober er den offisielle datoen for når regional EPJ skal være innført ved SiV, men selve produksjonssettingen skjer allerede lørdag 15. oktober. DIPS settes i lesemodus fra lørdag morgen til lørdag kveld. Alle systemer som er integrert i DIPS blir berørt.

– Sykehuset følger i denne perioden nødrutiner, altså manuelle rutiner for hvordan skrive inn og ut pasienter, journalføring med mer, sier Maiken Nerland Hansen.

Det settes opp en kjøreplan med nøyaktig tidspunkt for når de forskjellige delene av løsningen skal innføres. Alle aktivitetene styres fra et kontrollrom som til enhver tid har oversikten over status i innføringen. 

– Vi kommer til å jobbe med å finjustere kjøreplanen helt fram til innføringsdagen. Det er viktig at kjøreplanen er effektiv, samtidig som den gir rom hvis noe uforutsett skulle skje, sier releasemanager Hege Lid-Strand i Sykehuspartner. Det er hun som skal lede kontrollrommet og dirigere de forskjellige aktivitetene av oppgraderingen.

– Et eksempel er aktiviteten som heter maskinell konvertering 1. Dette er en jobb som tar 5 timer. Kontrollrommet gir beskjed om start, mottar rapporter om fremdriften og får beskjed når konverteringen er gjennomført, sier Lid-Strand.

I tillegg til at kjøreplanen finjusteres i disse dager, jobbes det nå med å booke folk som skal gjøre oppgaver og folk som skal ha beredskap på innføringsdagen.

Rundt 8 – 10 klinikere fra sykehuset sitter også klare til å teste underveis når de får beskjed fra kontrollrommet.

I løpet av innføringsdagen holdes det flere møter med helseforetaket, Sykehuspartner og prosjektet hvor det avklares om produksjonssettingen skal fortsette, eller om det er tekniske problemer som gjør at den må avbrytes.

 

Brukerstøtte i beredskap

Det er planlagt at DIPS er oppgradert til regional standard på kvelden lørdag 15. oktober. Brukerne vil få beskjed når de kan logge seg på DIPS igjen.

– Når DIPS igjen er i skrivemodus vil vi gå rundt på enhetene og informere. Vi legger også ut melding om at DIPS er tilgjengelig under viktige meldinger på intranett, sier Maiken Nerland Hansen.

Brukerne skal få hjelp hvis de får problemer etter innføringen.

– Den første tiden har brukerstøtte i Sykehuspartner ekstra bemanning. Lokal brukerstøtte ved IKT-enheten på foretaket vil også være ekstra bemannet, sier Nerland Hansen.

I fire uker etter innføringen er det en samdriftsperiode hvor prosjektet støtter sykehuset. Representanter fra helseforetaket, brukerstøtte, Sykehuspartner og prosjektet har i de fire ukene jevnlige møter for å diskutere status og mulige utfordringer.

 

Fra PAPS til DIPS for Klinikk psykisk helse og rusbehandling (KPR)

Ansatte i Klinikk psykisk helse og rusbehandling ved SiV går fra journalsystemet PAPS til DIPS uken etter, dvs. 24. oktober. Det er laget et eget opplærings- og informasjonsløp for ansatte som berøres av dette.

Publisert 29.09.2016 11:00 | Endret 29.09.2016 12:28

 Handler om

 Relaterte enheter