Hva er varsling?
Med varsling menes de tilfeller der arbeidstaker sier fra om kritikkverdige forhold i virksomheten til noen som kan gjøre noe med det. Kritikkverdige forhold er brudd på lovregler, brudd på interne regler og/eller brudd på etiske normer.
Hensikt
Formålet med varslingsrutinene er å:
klargjøre at det er ønskelig at ansatte i Helse Sør-Øst RHF varsler om (mulige) kritikkverdige forhold i virksomheten
bidra til ledelsen sjekker ut og får stoppet det som viser seg å være de kritikkverdige forholdene
sikre en forsvarlig fremgangsmåte ved varsling og håndteringen av et varsel
sikre rettighetene både til den som varsler og den varselet er rettet mot
sikre at den som varsler ikke blir utsatt for gjengjeldelse. Den som gir varsl om reelle avvik som må rettes opp gis honnør for sitt bidrag til kvalitetssikring/ kvalitetsforbedring av Helse Sør-Øst RHF sin virksomhet.
Rutine gjelder for
Ansatte ved administrasjonen, Helse Sør-Øst RHF
Definisjon
Arbeidstakers rett til varsling og plikt til forsvarlighet ved varsling er omtalt i Arbeidsmiljølovens § 2-4.
Varsling beskriver situasjoner der en medarbeider (tidligere eller nåværende) sier fra om ulovlig, uetisk eller andre kritiske eller kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Herunder kommer straffbare forhold (for eksempel korrupsjon, økonomisk kriminalitet), mislighold av andre lovbestemte forbud eller påbud (for eksempel helselovgivning og arbeidsmiljølov), brudd på virksomhetens prosedyrer/reglement eller brudd på etiske normer.
I varsling inngår ikke forhold som har til hensikt å skade arbeidsgiver eller fremme egne interesser.
Rett og plikt til å varsle
Ansatte oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold, fordi det kan bidra til å utvikle Helse Sør-Øst RHF positivt. Ansatte har normalt ikke plikt til å varsle.
Hvis det gjelder kriminelle forhold og forhold der liv og helse er i fare har ansatte plikt til å varsle.
Fremgangsmåte ved varsling
Arbeidstakers fremgangsmåte ved varsling, skal være forsvarlig, og gjennomføres på følgende måte:
Form:
Varslet skal være skriftlig, med mindre annet avtales med den som er mottaker av varslet.
Internt:
Arbeidstaker melder fra til nærmeste leder, alternativt til tillitsvalgt eller verneombud. Varselet bør underskrives med navn. Da kan arbeidsgiver eventuelt innhente nødvendige tilleggsopplysninger fra varsler og gi vedkommende tilbakemelding om hva som blir gjort i saken.
Arbeidstaker kan eventuelt velge å varsle anonymt.
Anonym varsling skal skje til viseadministrerende direktør med ansvar for HR eller til direktør for internrevisjon.
Det understrekes at anonym varsling har flere uheldige sider. Anonymitet kan medføre lengre saksbehandlingstid, og øker sannsynligheten for at dokumentasjonen er for svak til at saken kan behandles.
Eksternt:
Ekstern varsling uten forutgående intern varsling vil kun være forsvarlig ved helt spesielle tilfeller. Arbeidstaker har rett og i noen tilfeller plikt til å varsle tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. Eksempler på slike myndigheter er Arbeidstilsynet, Økokrim, Konkurransetilsynet, Datatilsynet, Helsetilsynet.
Ansvar
Den som mottar varselet skal så raskt som mulig, vurdere innholdet i varslet, orientere viseadministrerende direktør med ansvar for HR om varselet og dets innhold, og det skal besluttes på hvilket nivå saken skal håndteres videre.
Ledelsen har ansvar for å ivareta arbeidstaker som har varslet og om nødvendig igangsette tiltak for å sikre dette. Varslerens identitet bør så langt som mulig behandles som en fortrolig opplysning. Dette innebærer at varslerens identitet ikke avsløres for den det varsles om, ledelsen eller kolleger dersom dette ikke er nødvendig for sakens opplysning, herunder berørte personers mulighet til å imøtegå anklager rettet mot dem.
Den som mottar varselet er, eventuelt i samråd med sine overordnede, ansvarlig for sakens avgjørelser. Mottaker av varslet skal, hvis det er hensiktsmessig og/eller nødvendig, trekke inn tillitsvalgte og/eller verneombud. Det vil være hensiktsmessig å involvere færrest mulig personer i saken. Alle de som medvirker ved behandling av saken, vil være underlagt taushetsplikt etter forvaltningslovens regler.
Den som mottar varselet informerer varsleren skriftlig om videre saksgang. Denne informasjonen skal synliggjøre rettighetene både til den som varsler, og den varselet er rettet mot. Varselets innhold skal lagres, bearbeides og behandles i samsvar med personopplysningslovens § 13 med forskrift om informasjonssikkerhet.
Den som mottar varslet bør så raskt som mulig informere varsleren om hva som er skjedd med saken. Varsler skal gjøres oppmerksom på at resultatet av en videre granskning kan være av konfidensiell art, og at arbeidsgiver dermed i enkelte tilfeller ikke kan opplyse om resultatet av varslingen.
Den som mottar varslet har videre ansvaret for å sikre at det tas kontakt med tilsynsmyndighet eller annen offentlig myndighet dersom dette er nødvendig.
Ledelsen har, uansett saksutfall, ansvaret for at det i ethvert tilfelle utarbeides et internt notat vedrørende saken. Notatet skal inneholde arbeidsgivers vurdering av varslet, samt en beskrivelse av håndteringen av saken. Notatet skal, sammen med det skriftlige varselet arkiveres (unntatt offentlighet) i Helse Sør-Øst RHF sitt arkiv. Dersom saken avsluttes uten videre iverksetting av tiltak, skal dette begrunnes.
Ledelsen skal vurdere om, når og på hvilken måte det skal informeres om innholdet i og/eller resultatet av varslingen. Dette må vurderes konkret i det enkelte tilfelle, bl.a. ut fra effekten av å informere og hensynet til arbeidsmiljø og personvernspørsmål.
