Naziha Elabdellaoui og Berit Eliassen er to av sekretærene i ortopedisk klinikk som har jobbet med å digitalisere vedlegg til ventelistebrev til pasienter dette året. De har hatt god bruk for sine overtalelsesevner, samarbeidsevner, gode humør og litt list for å få alle involverte med på endringene. I tillegg har også Grete Nordby i kontorenheten ved ortopedisk klinikk i Storgata, vært sentral i arbeidet med digitalisering av vedlegg i klinikken, da for avdeling Ullevål.
Flere vedlegg enn nødvendig
De to sekretærene i ortopedisk klinikk fant til sammen 26 forskjellige vedlegg da de startet ryddeprosessen for ett års tid siden. Men, ikke alle var forskjellige.
– Hver seksjon har sine egne vedlegg, men mye er likt. Når det har vært mange vedlegg i ett brev, og mange sider å lese for pasientene, så er vi redd for at de ikke blir lest, sier Berit.
Flere av vedleggene inneholdt nesten samme informasjon. Nå har de samlet disse til tekster (fraser) som settes inn i brevene.
– Vi har jobbet med innholdet og språket, og dermed gjort informasjonen lettere å forstå. Det blir lettere for alle, både for oss som jobber på sykehuset, og ikke minst for pasientene, forteller Naziha.
Samarbeid
Sekretærene har skjøvet arbeidet i klinikken i riktig retning.
– Siden klinikken startet med prosjektet, har Berit og Naziha dyttet i riktig retning, forteller May Cicilie Voldhaug, lokal prosjektleder for digital utsending av ventelistebrev i OUS. Hun mener det har vært viktig og riktig at kontorfaglig personell har fått en så sentral rolle i dette arbeidet.
– I starten så var det sånn «nei, nei, nei» fra de andre involverte. Naziha og jeg måtte forklare og forklare igjen hva det var vi ba om, sier Berit. Da vi fikk en bedre forståelse av prosjektet selv, ble det lettere å forklare videre og få kollegaene våre med på laget, fortsetter Naziha.
Hvordan har dere gått frem for å få til endringene?
– Vi har snakket med legene og sykepleierne hva de vil ha med seg videre av informasjonen som vi sender ut på papir i dag, forklarer Berit. Vi har også brukt tid på å korte ned tekstene og gjøre dem tydeligere, og så har vi fått godkjenning fra de fagansvarlige i etterkant.
Det har ikke vært helt uproblematisk, og de to sekretærene forteller om store diskusjoner mellom kollegaene som har vært involvert i revidering av informasjonen. De involverte har vært leger, sykepleiere, sekretærer, og pasientkoordinatorer i klinikken. Det har også vært et samarbeid med anestesi, som i tillegg er i en annen klinikk.
– Informasjonen til pasienten skal være lettlest og best mulig forklart. Alle vil pasientenes beste, men det er ikke bestandig alle har vært enige i hva det er. Så det har vært mye diskusjon om hvordan ordlyden skal være, sier Berit.
Detektivarbeid
Det har tatt tid å få oversikt over alle brev og alle vedlegg i klinikken, og det har vært utfordrende å finne de riktige fagpersonene.
– Vi visste ikke at det var så mange involverte i vedleggene til brev da vi startet. Det var en del detektivarbeid for å finne alle som hadde vært involvert i utarbeidelse av vedleggene. Noen hadde ikke vært oppdatert på mange år, så vi har funnet mye gammel og utdatert informasjon. Noen av de som sto ansvarlige for innholdet i vedleggene hadde sluttet, forteller Naziha.
Rett informasjon på nettsidene
I løpet av 2020 vil pasientene få innkallingsbrevene digitalt istedenfor på papir. Naziha og Berit enige om at dette blir til det bedre for pasientene.
– Med digitale brev får pasientene rett informasjon til rett tid. Og ikke for mye informasjon med en gang, siden vi ikke sender med masse papirvedlegg. Nå vil vi vise pasientene rett til nettsidene våre, sier de to.
Gjennom arbeidet med informasjonen i vedleggene har de fått et nærmere og bedre forhold til nettsidene til avdelingen. Før var ikke nettsidene noe de hadde noe særlig forhold til, men gjennom denne prosessen har de begge blitt klar over fordelene av å ha en oppdatert nettside.
– Det er veldig fint for pasientene å få oppdatert informasjon på nettet. Det er også tidsbesparende for oss, for da vi kan henvise de som ringer til en nettside. Da får de svar på det de lurer på der, og vi trenger ikke finne en lege eller sykepleier som kan svare på det de spør om, sier Naziha.
Berit sier seg enig, og forteller at de har begynt å henvise oftere til nettsidene.
– Særlig sengepostene nyter godt av at nettsidene funker bedre nå, sier hun.
Godt arbeid som er gjennomført
Prosjektleder May Cicilie Voldhaug ved Oslo universitetssykehus skryter av ortopedisk avdeling.
– Tidligere hadde de veldig mange forskjellige vedlegg, der tekstene overlappet hverandre og ble presentert i rotete oppsett. Nå har det blitt så bra og oversiktlig! Dette skal komme både pasientene til gode i form av bedre informasjon, og sykehuset får mer tid til pasientene og mindre tid på administrasjon, sier hun.
Til slutt, har dere tips til andre som sliter med samarbeid og gode rutinger vedrørende pasientinformasjon i forbindelse med prosjektet digital utsending av ventelistebrev?
• Forankring i ledelsen er viktig
• Sett av tid til å jobbe med pasientinformasjon og nettsider
• Få oversikt over det dere har fra før, i ulike skriv og brosjyrer
• Involver alle som har vært med på å skrive informasjonen
• Ta det med et smil - bruk gjerne gulrot, og ikke pisk!
• Ikke vær redd for å spørre. Det er lett å ta kontakt med og å få svar hos prosjektet
