Skal sikre at Akershus universitetssykehus får mest mulig igjen for å standardisere

Endringsleder ved Akershus universitetssykehus Frode Harald Eidset, t.h. skal ha hovedansvaret for å identifisere, måle og følge opp gevinstene ved å innføre regional standard av EPJ på Akershus universitetssykehus. Her avbildet sammen med prosjektleder ved Akershus universitetssykehus, William Olai North.

​Hva oppnår vi ved å innføre regional standard av elektronisk pasientjournal, og hvordan skal vi hente ut de positive effektene ved å standardisere? Ved Akershus universitetssykehus skal endringsleder Frode Harald Eidset lede jobben med å finne svaret på disse spørsmålene.

– Vi skal identifisere, måle og følge opp gevinstene ved å innføre regional standard. Hovedfokuset er å sørge for at Akershus universitetssykehus oppnår viktige forbedringer knyttet til bedre kvalitet og raskere og mer nøyaktig behandling av våre pasienter, ikke å spare årsverk eller penger. Vi skal også bidra inn i utviklingen av standarden slik at denne blir best mulig, sier Frode Harald Eidset.

Fram til innføringen av regional EPJ på Akershus universitetssykehus 11. november skal Eidset kombinere jobben som konstituert seksjonsleder i Øre-, nese- halsavdelingen ved Akershus universitetssykehus, med rollen som endringsleder i prosjekt Regional EPJ. 

 

Kartlegger positive og negative effekter

Innføringen av regional standard av EPJ vil by på endringer for alle DIPS-brukere på Akershus universitetssykehus. Som endringsleder skal Eidset ikke bare bidra til å forankre endringene i organisasjonen, men også jobbe for at sykehuset henter ut de positive effektene av endringene.

– På noen områder kreves det nye arbeidsprosesser for å fullt ut hente ut fordelene som ligger i å standardisere på kort og lang sikt, sier Eidset.

Ved Akershus universitetssykehus drar de nytte av erfaringene fra gevinstarbeidet på de foretakene som allerede har innført regional standard. Det er nå utarbeidet en plan for hvordan foretaket skal jobbe med gevinster fremover.

– Det er viktig å identifisere de positive effektene for pasienter og ansatte, men også å få fram noen av de negative effektene innføringen av regional standard kan ha på de ulike faggruppene som jobber ved sykehuset, for forvaltning og for ledere, sier Eidset.

 

Regional metodikk for gevinstarbeid

I Helse Sør-Øst er det utarbeidet en regional metodikk for gevinstarbeidet som alle foretakene skal følge. Slik sikrer man et likt utgangspunkt når gevinster for pasientene, brukerne og forvaltningen defineres og måles. 

Solveig Torgersen, fagansvarlig for gevinstrealisering og endringsledelse i Helse Sør-Øst RHF, sier at gevinstarbeid handler om å identifisere mulige gevinster for pasienten og hvordan det daglige arbeidet på klinikken kan forenkles. 

– Et viktig fokus er å bidra til en enklere hverdag for de som bruker systemene. Derfor er det viktig at vi faktisk realiserer de forbedringene som virksomheten trenger. Dette dokumenteres i gevinstarbeidet, forteller Torgersen.

 

Workshops

Et viktig ledd i gevinstplanen ved Akershus universitetssykehus er workshops for å identifisere, definere og beskrive effekter av endringene. I disse workshopene er det først og fremst arbeidsgruppelederne på foretaket som skal delta.

– Gruppelederne for de ulike standardiseringsområdene kjenner det nåværende systemet godt og kan derfor best si noe om hvordan vi kan oppnå og måle endringene som kommer med innføringen av den regionale standarden. I etterkant av workshopene skal gevinstene sorteres og prioriteres, og det skal gjøres såkalte nullpunktmålinger, forteller Eidset.

– Ved å konkretisere effektene legger vi til rette for at foretakene kan oppnå både de kvantitative og kvalitative gevinstene som er identifisert. Arbeidet bidrar til økt bevissthet knyttet til å realisere prosjektets mål på kort og lang sikt, sier Eidset.

 

Nullpunktmålinger

Nullpunktmålinger gjør at man kan måle effekten av endringene. Ved å sammenligne dagens situasjon på Akershus universitetssykehus med målinger gjort etter innføring av regional standard, får man et bilde av om man har klart å oppnå gevinstene som ønsket. Måleindikatorer kan f.eks. være tidsbruk knyttet til oppgaver og hvor mange brukere dette gjelder. Slik har man et grunnlag for å følge opp gevinstene i etterkant av innføringen.

– Jeg tror de største gevinstene knytter seg til innføring av automatisk tilgangsstyring og standardiserte pasientbrev.  Med bedre tilgangsstyring vil vi oppnå bedre kontroll på de tilgangene som gis. Dette øker pasientsikkerheten. Og ved å innføre standardiserte pasientbrev sørger vi for at pasientene mottar lik og mer kvalitetssikret informasjon, og at vi i større grad får dokumentert hvilken informasjon pasienten gis, sier Eidset. 

 

Endring og gevinster

Gevinster henger også sammen med endring, og endringer i arbeidsprosesser gjør det mulig å hente ut gevinster. Disse fremkommer når brukerne begynner å jobbe på en ny måte.

– Anledningen byr seg nå som det skjer endringer i foretaket ved standardiseringen. Dersom helseforetakene benytter seg av denne anledningen til å se på og vurdere forandringer i arbeidsprosesser kan dette bidra til enda flere gevinster, forteller Siv Skogvik som er delprosjektleder for gevinstarbeidet i prosjekt Regional EPJ.

– Slik kan man få optimalisert arbeidsprosesser og hentet ut kvalitetsforbedringer, sier Skogvik.

 

 

 

 

 

 

Siv Skogvik, delprosjektleder for gevinstarbeidet i prosjekt Regional EPJ,
sier det er viktig at
sykehusene organiserer seg slik at arbeidet
med å realisere gevinster fortsetter også etter at standardiseringsprosjektet er avsluttet.

 

Hun understreker viktigheten av at sykehusene organiserer seg slik at arbeidet med å realisere gevinster fortsetter også etter at standardiseringsprosjektet er avsluttet.

– Gevinst- og endringsarbeidet ved sykehusene må organisere på en måte som sikrer kontinuerlig forankring hos ledelsen. I tillegg er det viktig å utnytte endringsledere og - agenter i linjen der disse finnes fra før. Hvis disse ikke finnes, bør man definere og tildele ansvaret for å ivareta endringsarbeidet i linjen, sier Skogvik.

 

Økt informasjonsdeling i regionen

I prosjekt Regional EPJ har man sammen med helseforetakene jobbet med å identifisere ulike gevinster for pasienter, helsepersonell, ledelse og for IKT-forvaltning.  Det finnes både små og store gevinster ved selve standardiseringen, men Eidset sier det er viktig også å fokusere på det overordnede målet, nemlig målet om en felles journal i regionen.

– Det omfattende endringsarbeidet vi nå skal gjennom for å tilpasse arbeidsrutiner og prosesser, gjør at vi i fremtiden får rask og trygg tilgang til nødvendige helseopplysninger i en felles journal i regionen. Dette vil igjen føre til bedre kvalitet i behandlingen av pasientene og økt pasientsikkerhet, sier Eidset.

Publisert 21.04.2017 13:00 | Endret 04.07.2017 11:22

 De viktigste endringene

​Både Sykehuset Innlandet, Revmatismesykehuset og Akershus universitetssykehus skal innføre regional standard av EPJ denne høsten, som det sjette og sjuende foretaket i regionen. Selve overgangen skjer på Sykehuset Innlandet og Revmatismesykehuset 21. oktober; og på Akershus universitetssykehus 11. november. Ansatte ved begge foretakene må påregne endringer på flere områder:

Nye tilganger
Sykehusene innfører automatisk tilgangsstyring i tråd med regional standard, som gir riktigere, raskere og sikrere tilganger i pasientjournalen. Ved Akershus universitetssykehus innføres beslutningsstyrt tilgang (brukere tildeles standardiserte tilganger i henhold til oppgaver som skal utføres), og pasientdata blir tilgjengelig på tvers av somatikk og psykiatri.

Nye dokumenttyper
Sykehusene innfører regionale felles dokumentmaler. Dermed må ansatte forholde seg til flere nye dokumentnavn, men til gjengjeld blir det færre dokumenttyper.

Felles adresseregister
Sykehusene innfører Norsk Helsenetts adresseregister og rydder samtidig i eksisterende rekvirentregister. Dette skal sikre korrekte rekvirentadresser, færre feilsendinger og enklere forvaltning.

Nye og færre innkallingsbrev
Sykehusene innfører regionale maler for innkallings- og ventelistebrev som erstatter tidligere egenkomponerte brev og maler. Dette skal gi mer samordnet og bedre kvalitet på pasientinformasjonen, samt enklere vedlikehold av informasjonen.

Nye organisasjonsnavn
Enkelte avdelinger på sykehusene vil få nye og kortere kortkoder som gjør det lettere å finne fram.

Nye arbeidsgruppenavn
Sykehusene rydder i ubrukte arbeidsgrupper og innfører nye arbeidsgruppenavn som gjør det lettere å finne fram.

Nye valg i nedtrekksmenyer
Det blir nye valg i enkelte nedtrekksmenyer i DIPS. Disse blir like for alle helseforetak i regionen og gjør det lettere å finne fram uavhengig av hvilket foretak man tilhører.

Ny visning i pasientjournal
Visningen av pasientjournalen i DIPS blir lik for alle helseforetak i regionen. Det gjør det lettere å finne fram når informasjon deles mellom helseforetak.

 Handler om

 Relaterte enheter