Status etter to måneder med regional EPJ

Forvaltningen av regional EPJ er nå overført fra prosjektet til Sykehuset i Vestfold. Her er assisterende prosjektleder Mariann Seland (t.v) og prosjektleder ved SiV, Maiken Nerland Hansen, da dokumentet ble signert.

Sykehuset i Vestfold og Sunnaas sykehus innførte regional standard av elektronisk pasientjournal i oktober. God innsats fra prosjektmedarbeiderne har løst de utfordringene som begge helseforetakene hadde med blant annet tilganger.

​15. oktober gikk somatikken ved Sykehuset i Vestfold (SiV) over på regional standard av elektronisk pasientjournal, og 29. oktober innførte Sunnaas sykehus løsningen. Etter at standarden har vært i bruk i åtte uker ved SiV og seks uker ved Sunnaas er mange av utfordringene løst.

 

IKT-rådgiver Roy Hoksrød Larsen var sentral i innføringsprosjektet ved SiV. Han sier at innføringen har gått bra, men at det har vært en del utfordringer med tilganger.

– Hver enkelt fikk tilgang til arbeidsstedet hvor de var ansatt, men i vår organisasjon jobber vi mye på tvers. Mange fikk ikke tilgang til de nødvendige stedene for å ivareta jobben som gjøres tverrfaglig. Derfor måtte vi gi en del ekstra tilganger, sier han.

Prosjektet har gjort en stor innsats for å løse tilgangsproblemer, og å støtte brukerne.

– Fortsatt er det behov for hjelp blant brukerne. Men det har begynt å roe seg nå, sier Larsen.

 

Sammen med psykiatrien

24. oktober ble DIPS også innført som elektronisk pasientjournal i Klinikk psykisk helse og rusbehandling ved SiV, noe som betyr at hele helseforetaket nå bruker den standardiserte løsningen.

– Vi har fått en tryggere kommunikasjon mellom psykiatrien og somatikken. Nå går kommunikasjonen via datasystemet og ikke faxen, sier Larsen.

Han tror imidlertid at brukerne vil oppleve de største gevinstene når EPJ konsolideres slik at en pasient som behandles ved ulike helseforetak har én pasientjournal.

– Vi har gått fra et spesialtilpasset system til en standard, og alle brukerne synes ikke det er like greit som før. Den store effekten vil komme med konsolidering, og i forberedelsesfasen til dette opplever vi at vi har mistet et spesialtilpasset system. Det har vært en stor endring fra å være enerådende i vårt DIPS-system til å være en del av noe større, sier Roy Hoksrød Larsen.

 

Nyttig å være prosjektmedarbeider

Charlotte Brubak er helsesekretær på Nevrologisk avdeling ved SiV. Hun var prosjektmedarbeider på tilganger og var med på opplæringen av kollegaene.

– Jeg synes den regionale løsningen av DIPS fungerer greit, men en del brukere synes nok at det var bedre før. Mange har jobbet på en annen måte, og måtte endre arbeidsrutinene sine, sier hun.

– Det ble store endringer for mange. Kanskje ser man ikke at det blir til det bedre før i ettertid sier Brubak.

Hun har et råd til kollegaer ved de helseforetakene som skal innføre standardisert EPJ de neste årene.

– Jeg vil anbefale kollegaer på andre helseforetak å melde seg som prosjektmedarbeider. Gjennom prosjektarbeidet ble jeg mer kjent med kollegaer i hele sykehuset, på tvers av avdelinger og fag. Også når det gjelder DIPS har jeg fått stort utbytte. Jeg kan mye om systemet og forstår helheten. Det er lettere for meg å melde fra når jeg ser det er ting som ikke fungerer, sier Charlotte Brubak.

 

Flere dokumenter elektronisk

29. oktober innførte Sunnaas sykehus regional standard av elektronisk pasientjournal. I tillegg ble det innført fire andre delsystemer i DIPS. Også ved Sunnaas var det utfordringer rundt tilganger.

– Vi jobber tverrfaglig på andre måter enn andre helseforetak, og behovet var litt annerledes på tilganger. Vi hadde kartlagt ganske mye på forhånd, men måtte likevel legge inn en del tilleggsroller og funksjoner, sier prosjektleder Marianne Sværd ved Sunnaas sykehus.

Hun sier at innføringen medførte endringer for brukerne, blant annet at det ble tatt i bruk fraser i dokumenter og at arbeidsflyten endret seg.

– Det har blant annet vært utfordringer med en del dokumenttyper som er viktige for oss. Vi tok i bruk fraser som var nytt for mange på sykehuset, sier hun.

Sykehuset har en landsdekkende funksjon for en del pasienter, og ser også fordeler ved innføringen.

– Det er en gevinst at vi nå kan sende flere dokumenter elektronisk til andre helseforetak, kommuner og ulike institusjoner. Tidligere har bare pleie- og omsorgsmeldingene vært elektronisk, sier Sværd.

Hun sier at de første ukene etter innføringen var hektiske, men at brukerstøtten nå har normalt antall med henvendelser.

– I innføringsperioden gikk vi fysisk rundt på avdelingene for å hjelpe og svare på spørsmål. Mye løste seg de to første ukene, sier hun.

 

Prosjektleder ved Sunnaas sykehus, Marianne Sværd (t.h), og assisterende prosjektleder Mariann Seland i Regional EPJ da de signerte dokumentet som viser at forvaltningen av løsningen er formelt overført til helseforetaket.

Ser fram til én journal

Ingerlise Lie Syvertsen er fagutviklingssykepleier ved Sunnaas sykehus og har vært prosjektmedarbeider i gruppen som jobbet med journaldokumenter. I tillegg holdt hun undervisning.

– For sykepleiergruppa er det ikke de helt store endringene, så innføringen har gått veldig greit. Generelt så har sykepleiere på Sunnaas fått noen flere dokumenter enn vi hadde før. En utfordring er at det ikke lenger står klokkeslett på dokumentene slik at vi ikke vet om journalnotat er skrevet på dag-, kveld- eller nattevakt. Men i det store og det hele har det gått veldig greit, og vi regner med at disse problemene rettes opp etter hvert, sier hun.

Hun sier at det som oppleves som utfordrende blant annet er å utarbeide statistikker og rapporter.

– Vi på Sunnaas hadde mange forskjellige dokumenter for fysioterapi og ergoterapi. Nå er disse dokumentene byttet ut, og det er stor bruk av fraser i stedet. Dette betyr at vi ikke kan ta ut statistikk på samme måten som før, så nå er det noen målinger som er vanskeligere å gjøre for oss, sier Syvertsen.

– Det er naturlig at ikke alt går helt på skinner i starten, men jeg ser for meg at ting vil bli bedre. Det gode som kommer ut av dette var fokus i all undervisningen vi hadde. Vi ser fram mot en sammenslått journal. Det ser vi nytten av, sier Ingerlise Lie Syvertsen.

Sykehuset Telemark og Betanien Hospital innførte regional standard 12. november. Les mer her.

Vestre Viken innfører løsningen i mars 2017, mens Oslo universitetssykehus gikk over på regional standard av EPJ under sin DIPS-innføring i 2014. Etter planen skal alle helseforetakene i Helse Sør-Øst være på regional standard av elektronisk pasientjournal i løpet av første halvår 2018.

Publisert 15.12.2016 16:00 | Endret 01.06.2017 09:39

 Handler om

 Relaterte enheter